Sumas en Excel

Imaginemos que nos han encargado hacer un listado de facturas, donde tenemos que incluir una columna con el Importe total de cada factura antes de impuestos, otra columna calculando el IVA que le corresponde y una última columna con el Total. Al final de la página necesitamos sumar los totales de cada columna. Sería algo así:

Excel 01Lo primero que debemos hacer es aplicar el formato adecuado a las celdas donde pondremos los valores, en este caso el formato moneda. Para ello, primero seleccionamos todas las celdas que utilizaremos y, tras esto, pulsamos el botón derecho del ratón sobre la selección. Aparecerá un menú desplegable donde elegiremos Formato de Celdas. Se abrirá una ventana con las opciones disponibles y ahí elegiremos el formato Moneda y pulsamos Aceptar. Quedará así:

Ahora introduzcamos unos cuantos datos de ejemplo en la columna de Importes y calculemos el total en la parte de abajo.

Tecleamos unos valores al azar y si introducimos más de 2 decimales, veremos como los redondea a 2, gracias al formato que le aplicamos en el paso anterior. Para que calcule el total, marcamos la celda del Importe Total en la parte de abajo y tecleamos lo siguiente =suma( ahora marcamos con el ratón toda la columna donde están los importes y veremos como se completa la fórmula automáticamente. También podemos escribirlo normalmente y quedará: =suma(A2:A13)Excel TotalesPara ahorrar tiempo ahora sólo tenemos que copiar la celda del importe total y pegarla en los otros totales y Excel se encargará de ajustar los nombres de las columnas de forma automática.

Ahora vamos a calcular el IVA. Marcamos la primera celda de IVA y escribimos =A2 * 1,21 y pulsamos enter. Veremos como aparecerá el valor del IVA correspondiente. Ahora copiamos esa celda y la pegamos en el resto de la columna y tendremos listo nuestro cálculo del IVA.

Podemos comprobar que los cálculos se han realizado correctamente, pero en las filas donde no hay ningún importe aparece 0,00€ en la columna de IVA. Para solucionar esto, podemos borrar las fórmulas donde no hay importes o podemos recurrir a una solución más profesional que os mostraré en la próxima publicación: Cómo emplear los condicionales. Hasta la próxima.